Pověřeným orgánem na koordinaci integrační politiky cizinců v ČR je Ministerstvo práce a sociálních věcí. Na svých oficiálních stránkách (http://portal.mpsv.cz/sz/zahr_zam) má užitečné informace k zaměstnávání cizinců.

Legislativní oporu v ČR pro základní podmínky zaměstnávání cizinců tvoří zejména Zákoník práce a Zákon o zaměstnanosti. Tato a další doplňková legislativa určuje, zda u cizince bude muset zaměstnavatel požadovat k jeho zaměstnání v rámci ČR speciální povolení ve formě povolení k zaměstnání a povolení k pobytu, nebo bude na něj nahlíženo při výkonu práce v ČR jako na občana tuzemského.

Z pracovněprávního hlediska rozlišujeme tři základní kategorie cizinců v ČR:

• Cizinci s trvalým pobytem dle povolení k pobytu v ČR, které vydává Policie ČR. Při zaměstnání mají tito občané rovné postavení jako občan ČR, tzn. nemusí mít povolení k zaměstnání a nejsou ani jinak omezovaní (vyjma zaměstnání, kde je vyžadováno vyloženě státní občanství ČR, jako např. ve státních službách).
• Občané členských států EU, EHP a Švýcarska a jejich rodinní příslušníci. Ti mají rovněž stejné pracovněprávní postavení v ČR jako občané ČR a nepotřebují tudíž povolení k zaměstnání. Mají právo pobytu po dobu trvání zaměstnání.
• Cizinci ze třetích zemí, kteří potřebují povolení k zaměstnání od příslušného úřadu práce na zaměstnání v ČR a zároveň povolení k pobytu za účelem zaměstnání v ČR, které vydává cizinecká policie.

Povinnosti zaměstnavatele, chce-li zaměstnat cizince a to jak z EU, tak i mimo EU – přinejmenším musí ohlásit příslušnému úřadu práce nástup nového zaměstnance – cizince, a to nejpozději v den nástupu do zaměstnání.

Pro zaměstnávání občanů EU slouží formulář „Informace o nástupu do zaměstnání“. Toto platí i v případě, že bude chtít český zaměstnavatel zaměstnat třeba slovenského občana. V tomto ohlášení (žádosti) musí být popsané volné pracovní místo, požadavky na danou pozici včetně zařazení tzv. OKEČ (odvětvová klasifikace ekonomických činností), požadovaná kvalifikace, pracovní podmínky aj.

V případě zaměstnávání občanů ze třetích zemí, je administrativní proces mnohem náročnější, viz dále. Rovněž musí zaměstnavatel informovat úřad práce o ukončení pracovněprávního vztahu s cizincem, stejně jako o všech změnách v průběhu trvání zaměstnání.

U zaměstnávání cizinců ze třetích zemí musí zaměstnavatel informovat úřad práce o nástupu cizince na formuláři „Sdělení zaměstnavatele o nástupu do zaměstnání…“ s veškerými náležitostmi. Průběh informační povinnosti je v principu stejný jako u občana z EU, tzn. musí se informovat o všech změnách na začátku, v průběhu i ukončení pracovního poměru.

Zaměstnavatel musí uchovávat kopie dokladů prokazující pracovněprávní vztah s cizincem na pracovišti včetně povolení k pobytu cizince v ČR, a to i po dobu nejméně dalších tří let po skončení zaměstnání.