Výchozím předpokladem pro úspěšné uplatnění odpočtu od základu daně na podporu výzkumu a vývoje je existence kvalitně zpracovaného projektu dle jasně stanovených podmínek.
S cílem poplatníky daně z příjmů maximálně informovat o všech nezbytných podmínkách, které má takový projekt splňovat, vydalo Generální finanční ředitelství shrnující Informaci.
Projektem výzkumu a vývoje se rozumí základní dokument schválený ještě před zahájením jeho realizace, ve kterém poplatník přesně vymezí svou plánovanou činnost výzkumu a vývoje. Projekt musí být dokument písemný, ucelený, cíleně a vědomě utvořený, který má být následně realizován a o němž má být vedena průběžná dokumentace, jako např. zaznamenávání průběžných výsledků, dílčích úspěchů nebo neúspěchů, nutnost dalšího testování atd.
Projekt musí obsahovat:
- Základní identifikační údaje o poplatníkovi.
- Dobu řešení projektu, kterou je doba ode dne zahájení do dne ukončení řešení projektu.
- Cíle projektu, které jsou dosažitelné v době řešení projektu a vyhodnotitelné po jeho ukončení. Tato část má objasnit základní podstatu činnosti výzkumu a vývoje, kterou poplatník předpokládá realizovat. Měla by obsahovat zhodnocení stávajícího stavu v dané oblasti, a zda má vzniknout nový a jedinečný výsledek této činnosti, nebo výsledek, který se svojí podstatou blíží výsledku již využívanému.
- Předpokládané celkové výdaje na řešení projektu a předpokládané výdaje v jednotlivých letech řešení projektu.
- Jména všech osob, které budou odborně zajišťovat řešení projektu s uvedením jejich kvalifikace a formy pracovněprávního vztahu k poplatníkovi.
- Způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků.
- Den a místo schválení projektu.
- Jméno a podpis odpovědné osoby za projekt výzkumu a vývoje.
Pokud poplatník na základě předložených důkazních prostředků neprokáže, že projekt byl zpracován před zahájením řešení projektu, nebo projekt nebude obsahovat všechny výše uvedené náležitosti, pak se jedná o nedostatek, který je zásadní překážkou pro uplatnění odpočtu.
Obecně platí, že v případě prokázání oprávněnosti uplatnění odpočtu spočívá důkazní břemeno na straně poplatníka.
