Mnozí podnikatelé, kteří nejprve začínali se samostatně výdělečnou činností a poté se rozhodli vyvíjet dále a své podnikatelské aktivity posunuli do sféry s. r. o., naráží v praxi na to, že nerozumí, v čem se tyto dvě formy podnikání liší, co se účetnictví a daní týče. V praxi se pak mnohdy potýkají s tím, že nerozumí tomu, co po nich účetní či daňový poradce chce a uniká jim smysl a logika těchto požadavků.

Pokud budeme mluvit o rozdílech mezi daňovou evidencí a účetnictvím, musíme si uvědomit, že se zaobíráme rozdíly mezi dvěma velmi odlišnými formami vykazování hospodaření příslušného podnikatele. Daňová evidence i účetnictví jsou pak zdrojem pro stanovení základu daně z příjmů. Jsou to však dva poměrně rozličné světy, kde platí jiná pravidla.

Jak určíme základ daně z příjmů u fyzické osoby a co to je daňová evidence?

Daňová evidence je definována v § 7b zákona o daních z příjmů. Daňová evidence je tedy přímo spjata se stanovením základu daně pro účely daně z příjmů fyzických osob. Daňovou evidencí se pak rozumí právě evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů. Tato evidence obsahuje údaje o:

• příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně, a
• majetku a dluzích.

Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně.

Na tomto místě si ještě vysvětleme pojmy příjem a výdaj:

• Příjmem se v širším slova smyslu rozumí jakékoli zvýšení majetku podniku; v užším smyslu pak zvýšení peněžních prostředků. V případě daňové evidence to bude např. úhrada faktury vydané naším odběratelem na náš bankovní účet.
• Výdaj je pak opakem příjmů – tj. úbytek finančních prostředků.

Zejména plátci DPH – fyzické osoby – jsou zvyklí uvažovat o svých fakturách tak, že po nich jejich účetní požaduje ty, které mají zdanitelné plnění v příslušném zpracovávaném měsíci. Pro účely daně z příjmů se ale do daňové evidence zapíší až ty faktury, které byly v příslušném období uhrazeny.

Pokud fyzická osoba podniká jako OSVČ, má pak hned několik způsobů, jak může stanovit základ daně z příjmů z podnikání. Tyto způsoby vychází ze zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů a najdeme je v rámci daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob, a to na příloze č. 1. Těmito způsoby jsou:

• vedu daňovou evidenci,
• vedu účetnictví a
• uplatňuji výdaje procentem z příjmů.

Kromě toho je možné jako podnikatel – fyzická osoba využít možnosti platit daň z příjmů formou paušální daně. Při splnění podmínek pak poplatník v režimu paušální daně nepodává daňové přiznání a pravidelným placením paušální daně jeho povinnosti vůči finančnímu úřadu z titulu daně z příjmů končí.

U jednotlivých způsobů určení základu daně nám zákon určuje, jaké informace máme evidovat.

Daňová evidence je tak jednou z možností, jak může podnikatel – fyzická osoba – stanovit svůj základ daně. To je její hlavní účel. Její forma není zákonem daná. Lze tak klidně využít tabulku, není nutný vždy sofistikovanější účetní software, i když je mnohdy praktičtější. Ani papírová forma není v rozporu se zákonem. Nicméně využití vhodných elektronických nástrojů může pomoci, pokud je podnikatel nejen plátcem daně z příjmů, ale i daně z přidané hodnoty, nebo má zaměstnance, jimž potřebuje vyúčtovávat mzdy.

Daňová evidence vychází z příjmů a výdajů, pokud bychom ji tedy považovali za identifikátor výkonnosti našeho podnikání, pak musíme uvažovat spíše v intencích cash flow (= tok peněz). Tedy daňová evidence nás informuje o tom, kolik jsme v daném období skutečně přijali za naše zboží/služby a kolik jsme vydali na náklady spojené s naším podnikáním.

Některé výdaje (např. odpisy majetku) lze zahrnout v rámci daňové evidence po časově delší období, případně poměrově či částečně, je dobré na to tedy pamatovat, pokud chceme na základě daňové evidence činit závěry ohledně úspěšnosti našeho podnikání.

Účetnictví

Účetnictví, jako systém zaznamenávající stav a pohyb majetku, je velmi starý koncept. Od zářezů do dřeva, kostí či kamene, přes provazy s uzly se lidstvo postupně, po vynálezu písma, dostalo k záznamům na hliněné tabulky v Babylonii a zápisy na papyrus v Egyptě. Odsud pak převzali účetnictví Řekové. Nejvýznamnějším účetním subjektem byl stát, ale v chrámech začali působit banky a také soukromí bankéři, kteří již vedli účetnictví s využitím účtů o dvou stranách. Římané povýšili účetnictví dále, zavedli první systém účetních knih. A z Říma se šířilo účetnictví po celé Římské říši i do jejího sousedství.

Principy současného podvojného účetnictví pochází od italských obchodníků. Nejstarší celistvě zachovaný systém podvojného účetnictví, který zaznamenává každou transakci dvakrát, pochází ze 14. století, a bylo to v účetních knihách městských finančních úředníků v Janově.

V ČR se do roku 2004 užíval pojem podvojné účetnictví. Od tohoto roku je pak používán pojem účetnictví. Dříve používané jednoduché účetnictví, které spočívá v zachycení účetních případů na jednom účtu, bylo nahrazeno u fyzických osob daňovou evidencí. Dnešní jednoduché účetnictví je dle zákona o účetnictví užíváno pouze u některých účetních jednotek, jako jsou spolky, církve, odborové organizace atd., a zároveň jen v případě splnění pro ně omezujících podmínek. Účetní jednotky, jako jsou s. r. o., akciové společnosti a státní korporace tak od 1. 1. 2004 vedou účetnictví. Připomeňme, že dle platného zákona o účetnictví (znění platné pro rok 2024) vedou účetnictví mimo jiné i fyzické osoby, jejichž obrat v kalendářním roce překročí 25 mil. Kč.

Účetní jednotky, které vedou účetnictví, účtují podvojnými zápisy o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření.

Podvojný zápis znamená, že každá operace, která je zachycována v účetnictví, má dvě stránky. Zachycuje se na dva účty stejnou částkou, jednou na straně Má dáti (MD) a podruhé na stranu Dal (D). Obě změny účtů musí být stejně vysoké. Princip, kdy se stejná částka promítne dvakrát na dva různé účty, se nazývá podvojnost a je jednou ze základních účetních zásad.

Účetních zásad, které musí být při vedení účetnictví dodržovány, je však mnohem více. Taktéž zákon o účetnictví ukládá účetním jednotkám i další povinnosti, které se s vedením účetnictví pojí. Nelze se tak divit, že se osoba zpracovávající či kontrolující účetnictví bude většinou ptát na plno dalších věcí a okolností s provozem firmy spojených, neboť při dodržování všech účetních zásad si běžně nevystačí pouze s informacemi z účetních a daňových dokladů.

Účetní je tak osoba, která by měla být dobře obeznámena se zákonem o účetnictví a jeho prováděcími vyhláškami, a která umí dodržovat jednotlivé účetní zásady a v praxi je aplikovat. Živnost vedení účetnictví je proto vázanou živností, tj. účetní musí k jejímu provozování splnit předepsané odborné požadavky sestávající z předepsaného vzdělání a praxe.

Daňový poradce má oproti účetnímu více kompetencí, ale také povinností. Umí vést a kontrolovat účetnictví i daňovou evidenci. Má zákonné právo poskytovat poradenství v daňových otázkách a daňové přiznání může svým klientům podat o tři měsíce později. Je pojištěn ze zákona proti škodám souvisejícím s výpočtem daní (účetní na toto nemůže být pojištěn). Má povinnost mlčenlivosti vázanou zákonem o daňovém poradenství. Může zastupovat své klienty v daňových řízeních před úřady, ale i soudem. Je absolventem poměrně náročných zkoušek v oboru daňového poradenství a jeho práce je regulována stavovskými předpisy Komory daňových poradců.

Daňový poradce tedy působí v oblasti daní a účetnictví, a je většinou schopen poskytnout komplexní servis v poradenství, ekonomickém a daňovém plánování včetně zpracování účetnictví a kontrolní činnosti.

Kontrolou účetnictví se však především zaobírá auditor, což je specialista, který ověřuje, zda příslušná účetní jednotka ve své účetní závěrce podává věrný a poctivý obraz finanční pozice, výsledků hospodaření a případně peněžních toků, a to v souladu s pravidly předepsanými českými nebo i mezinárodními účetními předpisy. Zákonem definované účetní jednotky musí mít účetní závěrku ověřenou auditorem.

Z toho, co jsme již uvedli, je zřejmé, že účetnictví je uspořádaný systém evidence s určitými obecně platnými normami, který má definovaná pravidla.

Účetnictví však není pouze o povinnostech, které musíme dle zákona dodržovat, má i jiné, a pro podnikatele podstatné funkce:

• informační funkci, tj. poskytuje informace o stavu podniku – pro ekonomickou analýzu je zdrojem dat právě účetnictví dané účetní jednotky,
• registrační funkce,
• důkazní funkce, tj. je prostředkem při vedení různých sporů,
• kontrolní funkce – tato funkce umožňuje především kontrolu stavu majetku a hospodaření a
• slouží jako základní zdroj pro výpočet daňových povinnosti.

Podnikatelům pak účetnictví přináší informace o ekonomickém vývoji jejich podniku za určité časové období včetně zjištění výsledku hospodaření. Je proto užitečné pro každého podnikatele, jehož firma vede účetnictví, aby rozuměl alespoň v základu číslům v účetních výkazech, případně konzultoval s účetními, daňovými a ekonomickými specialisty vývoj své firmy zachycený pomocí účetnictví.